企业如何成功引入OA系统

来源:lch 发布时间:2014-11-03 15:57:42 点击数:

  一、初期调研是根本:在互联网高度普及的今天,企业职员往往对企业信息系统多少有所了解,并且很有可能产生过通过企业信息化来摆脱手工处理繁琐而重复工作的想法。其实这就是对协同管理软件功能的一种最基本的需求,仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求,也就达到了前期功能调研的目的。而在产品调研方面需要"广撒网"。要尽可能了解目前市面上的所有OA,其产品资料也是越多越好。这样,收集的产品资料才能更直观,也能更方便了解其功能。其次,应带有一定标准去了解各产品,这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来,不一定要形成书面材料,但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色,只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品,以备详细了解和比较,为后期的选型工作打好坚实基础。

  二、坚持观念去选型:这一步只需在调研初期选定的几个重点协同办公软件产品中选择就可以了,但事情并不比之前的工作轻松,因为这些产品往往在主要功能实现上差别很小,就好比到了企业招聘的最后一关面试,取舍将会更难。首先从软件结构上考虑,应选择与公司条件相适应的,这样修改、扩充和维护时将容易实现。虽然现在的OA办公系统大多通用性很强,可以随时根据用户的需要对软件模块进行增删修改,但选择不同的系统,对软件进行修改的幅度肯定是不同的,从而增加的软件成本也就高低不一了。通常基于平台架构的系统一般适应性和设计合理性要强于同类其他产品。其次就是从售后服务方面考虑了,基本应选择能及时提供服务支持的开发。

  三、试用阶段多测试:有了选择,就该进入OA试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情,尤其是工作流的部分。由于信息部门的职员在日常工作中对企业的工作流程接触很少,光靠在调研中得到的那些资料对协同管理软件中的工作流部分进行简单的流转测试,是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会,则往往能发现在该部分存在的缺漏。

  四、运行过程重沟通:运行中出现了问题要解决,就涉及到了与软件开发商方面的沟通问题。这就需要注意两点:

  一是内部问题,就是说与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对目前系统存在问题达成一致意见,然后再去与对方进行沟通。否则,就可能在一些关于对按钮的使用习惯、页面的匀称美观等非重要问题上出现分歧,有的主张改进,有的说不改也行,这样对方肯定不会主动改进。这些问题改不改似乎无关紧要,但却无疑会对以后的沟通造成消极影响,使己方处于被动。

  二是对对方实施人员要有要求,对能够解决的问题,应提醒其在计划时间内实现,对软件不能解决的问题,要拿出相关理由,以方便对照查找资料,共同找出其他解决方法。

  五、重点培训是保障:培训主要分两个方面。一是系统管理员的培训,二是普通用户的培训。这也通常是实施成功的关键。系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。另外,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样,有助于用户更快地熟悉系统。