企业如何明确OA需求

来源:lch 发布时间:2014-09-02 11:05:47 点击数:

  很多企业都想通过OA系统来实现办公自动化,专家建议企业在OA选型过程中,需要先明确的自己对于OA系统需求。避免盲目选型,如果盲目的进入OA办公系统海洋,您会觉得什么都好,而定位的结果往往偏离实际或者无法实施。首先我们先来分析下OA系统的现状。

  OA需求现状
  ①、目前,大多数企业采用收集归纳法进行需求定义:把空的需求表单发给各部门,一段时间后收集上来,对各部门的问题进行汇总归纳,形成总体的需求概况;继而参考从各个OA厂商产品宣传中收集到的信息,整理出一个大而全、缺乏整体性考虑的需求作为招标文件,让各个OA厂家去做方案。
  ②、这样的做法貌似解决了所有部门的问题,应该大家可以协同办公、非常融洽了吧?非也!实践证明,如此进行需求定义的OA系统,最终实施时都面临众多的、这样那样的问题。
  ③、作为项目负责人,您不禁要问:如此周全而面面俱到的需求定义究竟有何问题?问题关键在于:所谓面面俱到实际上是面面都不到,这种眉毛胡子一把抓的方式必然导致失败!需求定义要从最迫切需要解决的问题入手,倘若覆盖面广泛但每个问题都点到即止又怎么能够深入的解决问题?
  企业选型
  如何选择一款合适的软件?
  ①、需求过于简单
    许多企业尤其是中小型企业客户对OA系统了解不深,提需求的时候往往过于简单,实际应用后发现OA办公软件发挥的作用并不明显。 
  事实上,客户除了对企业自身管理现状、信息化现状进行调研以外,还可以借鉴实力相当实施过OA系统的公司的经验,或者是向经验丰富的OA软件提供商咨询,共同完成需求的确定。
  ②、需求过于宽泛  
  有些公司项目负责人在需求确立阶段,给公司全体员工下达要求,要求每个人都把需求提出来,最后汇总,并要求软件提供商逐一实现。这样的需求没有重点,“什么都有,什么都不深入”。
    事实上,在这样泛化的需求下,项目负责人和软件供应商都将陷入无止境的开发-沟通-修改的困境中,导致OA系统长时间处在上线了有没有上线的状态,影响公司的正常工作。因为迄今为止,没有任何一个管理软件能解决企业的所有问题,OA软件也不例外。
  ③、需求缺乏个性
    大量实施案例表明,不少企业用户对需求的把握均来源于同行业成功先例,因此照搬照抄别人的需求,结果导致OA系统水土不服的例子屡见不鲜。   
  事实上,企业管理特点千差万别,个性化的需求是必然,任何通用的OA系统或者同行业成功应用过的系统都并不会是最适合的。最适合的OA系统就是最好的,它应该是紧密围绕企业自身管理需求的,很多个性化需求都体现了自身的优势和特点,这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。
  ④、需求的确定权交给了软件提供商
  这种情况是缺乏相关经验,将企业对OA软件的需求确定完全有软件提供商主导,另一种情况则是软件提供商越俎代庖,试图以需求引导最终销售。  
  事实上,企业对OA系统的需求是在企业在发展过程中的提炼,所以真正能够了解企业管理特点的必须是企业管理层,单纯依赖软件提供商,其结果可想而知。所以我们建议用户先提出总体框架和关键需求,适当听取软件

提供商或第三方意见,避免走进误区。

  笔者建议:
  1、建议您从繁杂浩瀚的细节中脱出身来,先找到一个组织共性的需求——协同,然后才是关键部门的需求,最后才是重要角色的需求。
  2、另外可能有其他各种需求,有你敬畏的上级提出的,有强势部门提出的,有不起眼的人提出的,其技术难度和实施难度可能有天壤之别,你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。
  3、否则这些汇总的需求将使得你无法把握项目主干进度的节奏,双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程,重蹈前人久拖不上的覆辙。