oa系统的公共文件管理

来源:lch 发布时间:2014-09-01 17:03:21 点击数:

  公文管理是日常办公中的不可缺少的部分,更是OA系统两大核心应用之一——信息文档管理的主要功能模块和主要内容。在现代化自动办公中,OA系统在公文管理中的应用可以为企业带来以下效益:

 

  提高办公效率

  传统办公中,对公文的审批、分发、传递、流转、传阅、承办,每一各环节的公文流转都需要工作人的带着公文到负责人员手中实现,过程复杂,时间长,办公效率极低。OA系统在公文流转中的应用,可以实现公文流转的自动化,每个环节都可以在OA系统中进行,甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进,工作人员可以直接在公文上,完成公文的办公流程,保证公文的实效性,同时工作人员可以实时跟踪公文状态,比通过智能提醒方式进行提醒催办,调高办规范公文处理

 

  传统公文处理流程依靠人为推动运转,整个流程受人为因素影响很大,同时也存在较大的随意性,在公文处理的质量与时间上无法实现总体把控。而OA系统不但可以规范公文处理流程,同时对公文的各个细节也实行规范化管理,比如规范公文版式:标题、正文、文种等。

 

  实现广泛的信息共享

  传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制,一份公文只能在同时在少数几人手中实现传递共享。但OA系统的而应用为公文的共享带来新可能,可以以电子公文的形式,实现全企业内的共享,甚至可以实现跨地域的共享与交流,可以实现文件执行的有效性。

 

  降低办公成本

  传统的公文都是纸质文档,不易存储、查询、重复利用率低。即时归类清晰,但查找起来也十分困难。OA系统的应用,实现了无纸化办公,降低了资源成本;同时,OA系统可以实现无纸化的编辑、流转、审批等各个办公环节,在管理中也减少了公文管理人员的工作负荷,此外,查找OA系统可以支持多条件组合方式,快速定位公文文件。

  OA系统在企业公文管理中的应用,还包括功能,比如:分类管理、文档柜、检索、自动备份、权限控制等,不仅为公文办理提供便利,同时报保证公文管理的安全性与有序性。