办公自动化的作用

来源:lch 发布时间:2014-07-08 15:24:31 点击数:

  要了解办公自动化作用,首先需要了解什么是《办公自动化》,办公自动化是指利用技术手段提高办公效率,进而实现办公自动化处理的系统,它采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

我们所说的办公自动化通常是指oa系统,那么oa系统对于企业办公来说到底能发挥哪些作用呢?在这里我们可以概括以下十点内容:

  1、 建立即时通讯、邮件发送回执

  建立单位内部的通讯功能,邮件发送、回执,方便单位内部沟通,交流快速方便。

  2、建立信息发布的平台。

  登陆oa系统在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,可以使员工了解企业最新的发展动态。

  3立信息集成平台

  现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企业整体反应速度。

  4、实现工作流程的自动化

  oa系统改变了传统的纸张办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

  5、实现分布式办公。

  变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,解决了员工外出不在办公桌办公的障碍,让你无乱在何地都能享受移动式办公的乐趣。

78OA办公系统

  6、实现文档管理的自动化。

  可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如果企业招入新员工只需要管理员给其注册一个账号,赋予相应的权限,他就能自由的登录oa系统,可以查看公司的规章制度,这样就减少了很多培训环节。这样既可以让员工尽快的适应工作同时也能让员工有效率的办公。

  7、节省企业的办公费用、支出。

  实现了电子化办公,将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。

  8、搭建知识管理平台。

  oa系统利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

  9、增强领导监控能力

  强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

  10、辅助办公

  它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公自动化