卷库和案卷管理

来源:lsy 发布时间:2014-04-21 16:39:45 点击数:

 

  档案管理是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。OA中档案管理是为企业纸质档案文件提供一个索引、目录,方便查询与借阅。档案管理首先建立卷库,卷库中建立案卷,案卷下建立文件,形成一个三级的索引目录。
1.卷库管理
  点击“档案管理”——“卷库管理”,可以新增卷库信息,点击右上角的【新增】按钮,如下图所示,填写卷库名称,选择归属部门,保存即可。

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  新增的卷库可以在卷库管理中重新编辑或删除。

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2.案卷管理
  点击“档案管理”——“案卷管理”,可以新增案卷信息,点击右上角的【新增】按钮,可以看到下面页面。将内容填好之后点击保存即可。

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  案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内部允许出现重复的案卷号。
  案卷名称:案卷名称应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。
  所属卷库:所属的卷库。
  归卷年代:按实际归卷的年代填写
  起始日期:卷内文件所属的起始日期。
  终止日期:卷内文件所属的终止日期。
  所属部门:案卷所属的部门。
  编制机构:立卷机构。
  保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。
  案卷密级:案卷保密的安全级数。
  全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。
  目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在一个全宗内部允许出现重复的案卷目录号。
  档案馆号:保存案卷的档案馆编号。
  保密箱号:保存案卷的密码箱编号。
  缩微号:缩微号的目的是为了检索档案缩微品和检索一页档案影像。因此,缩微号由胶片号和影像缩微号构成。胶片号是档案缩微品的编号。
  凭证类别:按实际情况填写即可。
  凭证编号(起):按实际情况填写即可。
  凭证编号(止):按实际情况填写即可。
  页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总页数。


  新建的案卷可以在案卷管理中进行管理,可以重新编辑、删除、查看案卷信息。点击拆卷案卷状态显示“未封卷”,点击封卷状态显示为“已封卷”

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