办公用品管理

来源:78oa 发布时间:2013-05-31 12:01:13 点击数:

 

  【办公用品管理】模块可以实现单位内部的办公用品登记,也能实现办公用品库存的录入、领用和归还等功能。
  在进行办公用品登记之前,首先要进行办公用品管理设置。【办公用品管理】的设置是对办公用品进行初始化,首先把企业的办公用品资料录入到OA系统中,然后为不同的办公用品设置不同的登记管理人员,登记管理时由这些管理人员各自登记自己所管理的办公用品。
1、新建办公用品
  在左侧点击【用品管理】菜单,工作区是“办公用品信息”页面,在右上角点击【新建办公用品】按钮
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  在【新建办公用品】页面填写和选择办公用品相关信息
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  新建办公用品要指定管理人员归属部门
  管理人员:对该物品具有登记管理权限的人员。
  归属部门:只有在归属部门的用户才能在用品查询中查到该物品的信息。
  办公用品类别:可以在【系统管理】——【系统数据设置】——【字段类型】下的“办公用品类别”右边点击【代码项设置】添加,也可以直接点击右边的 78OA办公系统 图标,在弹出的“办公用品类别定义”网页对话框中直接添加
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  编号:不能跟已有办公用品类别的编号重复。它是唯一的标识。
  排序号:是表单分类显示的排序,数字越小排序越靠前,数字越大排序靠后。如果开始不能确定办公用品分类有多少个,建议用11、12、13……两位数分类。
  名称:是分类显示的名称。
 
2、 导入办公用品
  如果曾经已经在excel表格中登记过办公用品,只要对原有的表格做适当的调整,就可以直接导入,避免手工输入的繁琐工作。将单位的办公用品信息excel表格,保存为CSV文件格式,点击“办公用品信息”页面右上角的【导入办公用品列表】按钮,在弹出的“办公用品信息导入”页面点击【浏览】按钮,选择刚才保存的CSV文件,点击【导入】按钮即可。
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  很多用户在办公用品导入时都遇到各种问题,如导入不成功或显示导入成功但查询不到该用品。
  技巧:在系统里创建一个办公用品,然后将这个办公用品导出 csv 文件格式,删除“创建人”这一列就是模板了。
  注意:办公用品的导入要按规定的模板导入,每个字段都要对应,如果不匹配就会造成导入失败或显示不完全
  办公用品的导入模板:
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3、 查询办公用品
  对于办公用品的查询,对具有办公用品管理权限的人员,可以在【用品管理】和【用品查询】下进行查询。点击【用品管理】菜单下的【查询】按钮,查询到的是公司全部的办公用品。
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  管理人员可以对办公用品信息进行再编辑或删除。
  注意:【用品管理】下查询到的是所有办公用品【用品查询】中查询到的是自己管理部分的办公用品。这就是很多用户在使用过程中问到的物品新建了之后为什么查询不到。因为在新建物品时没有指定归属部门或归属其他部门,即当前用户不在该部门内。
  例如在新建办公用品过程中只有这五个办公用品的归属部门是全体部门,而另外几个办公用品的归属部门是其他部门并且OA管理员不在该部门中,查询到的结果如下:
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  无论哪一种查询结果都可以点击【导出办公用品】按钮直接生成excel表格。
  在〖用品管理〗中的查询可以根据办公用品名称、办公用品描述低于警戒库存进行查询,在【用品查询】中能够用来模糊查找的信息更多,例如可以根据计量单位、供应商来查询。